Roda Deming

Penyusunan perencanaan manajemen mutu akademik yang jelas dan terdokumentasi dengan baik merupakan tugas pertama dalam prosedur penjaminan mutu. Dokumen ini harus disosialisasikan dan disebar luaskan kepada sivitas akademika, sehingga dapat dijadikan pedoman dalam seluruh kegiatan mereka. Tugas dalam penyusunan perencanaan terdiri dari:

1. FTUI sebagai sebuah institusi pendidikan tinggi perlu menetapkan visi dan misi secara jelas, eksplisit, dan terukur dengan mengacu kepada visi dan misi UI.
2. FTUI dan unit-unit pengelola akademik dibawahnya harus menetapkan tujuan institusional akhir yang ingin dicapainya.
3. FTUI dan unit-unit pengelola akademik dibawahnya harus punya kebijakan umum tentang cara mencapai tujuan tersebut.
4. FTUI dan unit-unit pengelola akademik dibawahnya harus menyusunn rencana strategi yang komprehensif, terdiri atas rencana jangka panjang (20 tahun), jangka menengah (5 tahun), dan jangka pendek (1 tahun atau 1 semester). Semuanya dilakukan dalam rangka mencapai tujuan institusional.

Di dalam tahap ini FTUI harus mengimplementasikan seluruh rencana yang telah disusun. Tugas ini seluruhnya dilaksanakan oleh pihak eksekutif baik di tingkat fakultas maupun departemen. Menurut buku SPMA UI pihak ini disebut sebagai Institusi Akademik atau Unit Pelaksana Akademik. Dalam implementasi, perhatian diberikan kepada ‘input, process dan output’.

Di dalam tahap pelaksanaan kegiatan penjaminan mutu biasanya disebut sebagai kegiatan ‘monitoring dan evaluasi’ (monev). Kegiatan ini harus ‘built-in’ di dalam tugas unit-unit pengelola akademik. Hal ini dilakukan untuk menjaga bahwa seluruh pelaksanaan akademik telah sesuai dengan perencanaan dan standar. Kegiatan monitoring dan evaluasi sebaiknya dilakukan oleh satu badan tersendiri di dalam lingkungan unit eksekutif tersebut.

Kegiatan evaluasi ditujukan pada kegiatan individu dan manajemen sivitas akademika. Perbaikan dan penyempurnaan manajemen sivitas akademika harus dilakukan untuk mendeteksi adanya penyimpangan dari rencana atau implementasi dilaksanakan kurang sempurna, atau dalam implementasi ditemukan hal-hal baru yang tidak terdeteksi ketika rencana disusun, tau terjadi perkembangan baru dalam standar dan permintaan stakeholder. Hasil analisa ini selanjutnya dapat digunakan untuk penyusunan program-program perbaikan yang mengacu pada standar dan sesuai dengan visi, misi dan fungsi institusi. Demikian kegiatan daur penjaminan mutu ini harus dilakukan secara terus menerus dan berkesinambungan. Selanjutnya hasil evaluasi tersebut dimanfaatkan oleh sivitas akademika maupun departemen/fakultas/universitas untuk meningkatkan mutu dan manajemen sivitas akademika.

Kegiatan evaluasi ditujukan pada kegiatan individu dan manajemen sivitas akademika. Perbaikan dan penyempurnaan manajemen sivitas akademika harus dilakukan untuk mendeteksi adanya penyimpangan dari rencana atau implementasi dilaksanakan kurang sempurna, atau dalam implementasi ditemukan hal-hal baru yang tidak terdeteksi ketika rencana disusun, tau terjadi perkembangan baru dalam standar dan permintaan stakeholder. Hasil analisa ini selanjutnya dapat digunakan untuk penyusunan program-program perbaikan yang mengacu pada standar dan sesuai dengan visi, misi dan fungsi institusi. Demikian kegiatan daur penjaminan mutu ini harus dilakukan secara terus menerus dan berkesinambungan.

Selanjutnya hasil evaluasi tersebut dimanfaatkan oleh sivitas akademika maupun departemen/fakultas/universitas untuk meningkatkan mutu dan manajemen sivitas akademika.

Dalam upaya peningkatan mutu akademik yang berbasis pada hasil evaluasi yang akurat terhadap pelaksanaan kegiatan akademis, maka semua proses kegiatan akademik yang menghalangi pelaksanaan kegiatan akademik secara keseluruhan harus secara efektif diperbaiki atau bila perlu disingkirkan. Sesuai dengan falsafah manajemen mutu akademik FTUI khususnya dan UI pada umumnya, maka tindak lanjut peningkatan mutu harus terus dilakukan secara berkesinambungan (tanpa akhir), baik untuk memperbaiki yang kurang, memelihara yang sudah baik, atau meningkatkan ke arah yang lebih baik. Apabila dirasakan perlu dan relevan, bahkan visi, misi, dan tujuan institusional dapat pula direformulasikan. Aktifitas intervensi peningkatan dan penyempurnaan mutu akademik harus selalu dirujuk kesesuaiannya kepada tujuan dan sasaran yang sudah ditetapkan (atau yang sudah mengalami reformulasi serta untuk selanjutnya dipantau terus melalui sistem monitoring yang cermat.

Demikianlah lingkaran mutu ini berputar terus sebagai siklus tiada henti. Lingkaran ini diakhiri dengan intervensi perbaikan dan penyempurnaan (“action”), dan diawali kembali dengan “reformulasi” visi, misi, dan tujuan, yang pada gilirannya reformulasi menjadi satu perencanaan (“plan”) yang baru.