Mekanisme Kerja

Evaluasi Dosen/Fasilitator oleh mahasiswa dilakukan di setiap akhir semester melalui pengisian quesioner di SIAK NG sebelum mahasiswa melihat nilai mata kuliah yang bersangkutan. Komponen penilaian meliputi: Materi Pelajaran, Proses Pembelajaran, Pengelolaan Kelas, Evaluasi Pembelajaran, Pemanfaatan E-Learning (penggunaan SCeLE, Video conference atau live streaming dalam pembelajaran), serta saran atau kritik terhadap dosen/fasilitator mata kuliah yang bersangkutan. Hasil penilaian mahasiswa ini dapat dilihat melalui www.edom.ui.ac.id. Setiap akhir semester hasil rekap penilaian dan saran mahasiswa untuk setiap dosen mata kuliah akan diberikan kepada Ketua dan Sekretaris Departemen oleh Manajer Pendidikan atau Ketua UPMA untuk dievaluasi dan diolah serta dilakukan tindakan perbaikan oleh Departemen.

Setiap akhir semester pelaksanaan Materi Pelajaran, Proses Pembelajaran, Pengelolaan Kelas dan Evaluasi Pembelajaran juga dievaluasi oleh peer group yang ada di tiap-tiap program studi. Evaluasi ini meliputi misalnya: apakah materi ajarnya sudah sesuai dengan desain kurikulum yang sudah disepakati, apakah tugas dan soal-soal untuk ujian tengah semester dan ujian akhir sudah sesuai dengan kompetensi yang diharapkan, dan sebagainya. Hasil evaluasi digunakan untuk perbaikan perkuliahan selanjutnya atau bahkan digunakan untuk perbaikan kurikulum program studi.

Pengisian evaluasi semesteran dilakukan oleh Ketua Program Studi di setiap akhir semester gasal dan semester genap secara online melalui sipma.ui.ac.id. Isian Evisem meliputi komponen Input (kualitas mahasiswa yang masuk, kualitas dosen, serta dana yang dikelola), Proses (proses pembelajaran, PA, skripsi, beban tugas, nilai EDOM, keaktifan dosen dalam kegiatan ilmiah, dll), serta Output (IP mahasiswa, DO rate, lama studi, karya ilmiah dosen, dll). Nilai evisem setiap program ini akan dievaluasi oleh Tim UPMA untuk selanjutnya disampaikan kepada Dekan beserta rekomendasi aksi yang diperlukan. Penyampaian hasil evaluasi oleh Tim UPMA ini juga dilakukan secara online melalui sipma.ui.ac.id.

Di akhir semester genap juga dilakukan pengisian Evisem sebagaimana pada semester gasal. Namun di akhir semester ini juga dilakukan pengisian tindakan yang akan dilakukan oleh Fakultas terhadap rekomendasi dari UPMA selama dua semester terakhir. Oleh karena itu hal ini disebut sebagai Evaluasi Tahunan (Evitah). Kegiatan perbaikan diri dilakukan setelah laporan evaluasi diri dianalisis dan diinterpretasikan oleh Departemen dan Fakultas. Kegiatan ini mencakup semua aktifitas sivitas akademika FTUI, terutama aktifitas yang mempunyai performansi masih dibawah baseline yang telah disepakati. Dengan adanya kegiatan perbaikan diri ini diharapkan semua komponen penjaminan mutu akademik dapat memperbaiki diri, sehingga mutu akademik di FTUI meningkat dengan cepat, menuju visi dan misi FTUI, bahkan UI.

Setiap tahun juga dilakukan evaluasi di tingkat Fakultas untuk melihat apakah pendidikan yang dilaksanakan di Fakultas Teknik sudah memenuhi standar nasioanl pendidikan yang telah ditetapkan oleh pemerintah. Evaluasi meliputi: Isi dan kompetensi, Proses pembelajaran, penilaian pendidikan, Riset dan P2M, dll. Evaluasi ini dilaksanakan oleh Tim UPMA melalui pengisian borang yang sudah ditetapkan ileh BPMA UI.

Pelaksanaan serta keberlanjutan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Fakultas dievaluasi setiap tahunnya untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi serta langkah yang perlu diambil untuk memperbaiki kekurangan yang ada. Evaluasi meliputi: Sosialisasi dokumen mutu, Strategi internalisasi budaya mutu, Struktur organisasi dan tupoksi, Peran UPMA serta Mekanisme Kerja/Evaluasi dan tindak lanjut. Evaluasi ini dilakukan oleh Tim UPMA Fakultas melalui pengisian borang yang sudah ditetapkan ileh BPMA UI.

Evaluasi internal disini adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengassess (menilai) dokumen yang sudah dibuat oleh Program Studi untuk keperluan evaluasi eksternal (seperti BAN PT dan AUN). Evaluasi internal dilakukan oleh dua orang asesor yang ditunjuk oleh BPMA UI. Ada tiga dokumen yang akan dinilai oleh asesor internal untuk keperluan akreditasi oleh BAN PT yaitu: Dokumen Evaluasi Diri Program Studi, Borang BAN PT dan Borang Institusi. Sedangkan untuk keperluan AUN, maka hanya ada satu dokumen yang diperlukan yaitu Self Assessment Report (SAR). Kegiatan ini dilakukan setiap lima tahun sekali untuk setiap program studi, sesuai dengan tanggal berlakunya sertifikat yang diterbitkan dari badan-badan akreditasi tersebut. Hasil penilaian dari para asesor tersebut disampaikan ke program studi yang bersangkutan melalui BPMA dan UPMA untuk dilakukan perbaikan sesuai dengan anjuran asesor sebelum semua dokumen tersebut dikirim ke BAN PT atau AUN.

Kegiatan audit internal akademik dilakukan dengan tujuan untuk:

1. 1. Menentukan kesesuaian atau ketidaksesuaian elemen-elemen Sistem Manajemen Mutu Akademik (SMMA) dengan persyaratan-persyaratan yang telah ditetapkan, sesuai dengan peraturan yang berlaku.
   2. Menentukan keefektifan pencapaian tujuan-tujuan mutu/Indikator Kinerja Kunci yang telah ditetapkan.

AIA dilakukan berdasarkan:

1. 1. permintaan pimpinan,
   2. laporan/ permintaan stakeholders,
   3. hasil Akreditasi BAN PT/AUN-QA,
   4. nilai Evaluasi Internal Semesteran term 2013/2014 Semester 1, dan/atau
   5. rencana BPMA.

Mekanisme kerja audit penjaminan mutu akademik FTUI diawali dengan pengumpulan dokumen yang dikoordinir oleh WADEK, setelah dokumen yang diperlukan terkumpul lalu dilakukan pengajian dokumen, visitasi, pengajian hasil visitasi oleh tiga orang auditor akademik yang ditunjuk oleh BPMA UI. Hasil pengajian dari hasil pengkajian dokumen dan visitasi, dilakukan diskusi tentang hasil temuan baik yang sesuai ataupun yang tidak sesuai terhadap elemen-elemen SMMA dengan departemen/ program studi yang bersangkutan. Tahap terakhir, yaitu Tim Auditor menyerahkan laporan hasil diskusi tersebut kepada Dekan FTUI melalui BPMA.